Overslaan naar inhoud

PRIVACYBELEID

I. INLEIDING

  • Dit privacy beleid legt uit hoe The Lex Business omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met The Lex Business in contact staan (hierna ‘u’ genoemd). Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
  • The Lex Business hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. The Lex Business behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft The Lex Businessevident de wet na, zijnde de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
  • Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
  • Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van The Lex Business op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

II. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING ?

  • The Lex Business is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn:
        BVBA BV Coopman & Partners Boekhouding en Fiscaliteit
        Brugstraat 147
        9880 Aalter
        KBO: 0504.988.532
        e-mail: info@the-lex.be
        telefoon: 09/374.04.06
  • The Lex Business is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. The Lex Business bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
  • The Lex Business kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens The Lex Business en volgens de instructies van The Lex Business te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van The Lex Business’ genoemd). 

III. WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT THE LEX BUSINESS?

  • Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die The Lex Business kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met The Lex Business.
    Hierbij wordt de context aangegeven waarin The Lex Business deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor The Lex Business de gegevens verwerkt. 
    • Identiteitsgegevens van de klant
      • Voorbeelden: Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, burgerlijke staat, rijksregisternummer, fiscale woonplaats en fiscaal identificatienummer,
        vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.
      • Context: Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, of u registreert om de diensten van The Lex Business (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Het rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet.
    • Gegevens over betrokkenen gelinkt aan de klant
      • Voorbeelden: Gegevens van werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
      • Context: Deze gegevens worden door u verstrekt aan The Lex Business  in het kader van de boekhoudingsprestaties die The Lex Business voor u uitvoert.
    • Gegevens over de verrichtingen van The Lex Business met u
      • Voorbeelden: De informatie in verband met uw contacten met The Lex Business, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande The Lex Business, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.
      • Context: Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en The Lex Business (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.)
    • Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant
      • Voorbeelden: Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.
      • Context: Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door The Lex Business zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.
    • Gegevens uit externe bronnen
      • Voorbeelden: Gegevens verkregen uit wettelijke bronnen, zoals het Belgisch Staatsblad, de balanscentrale van de Nationale Bank van België etc.
      • Context: The Lex Business zal samenwerken met deze instanties die belast zijn met taken van algemeen belang of met het beheer van openbare gegevensbronnen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving
    • Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
      • Voorbeelden: Gegevens over gezondheid. Gegevens waar de politieke opvatting uit blijkt. Gegevens waar het lidmaatschap van een vakbond uit blijkt.
      • Context: Deze gegevens worden door u verstrekt aan The Lex Business in het kader van de aangifte tot de personenbelasting via Tax-on-web, teneinde van specifieke fiscale aftrek te kunnen genieten.
  • The Lex Business verwerkt normaal geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens. 

IV. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT THE LEX BUSINESS UW PERSOONSGEGEVENS ?

  • The Lex Business verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. The Lex Business zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. The Lex Business verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald: 
    • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op The Lex Business rusten.
    • Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen.
    • Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van The Lex Business, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen.
    • In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

1. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

  • The Lex Business dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat The Lex Business moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
    Hieronder vallen onder meer:
    • De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, de identificatie van klanten, rechthebbenden en vertegenwoordigers
    • De verplichting om bij te dragen aan de bestrijding van fraude en belastingontduiking, het identificeren van klanten, rekeningen en contracten, en het werken met bevoegde autoriteiten
    • De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische of buitenlandse belasting- en gerechtelijke autoriteiten
    De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor The Lex Business uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

2. CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN THE LEX BUSINESS EN U ALS KLANT

  • Alvorens een opdrachtovereenkomst te sluiten dient The Lex Business soms bepaalde gegevens te verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
    • Te reageren op uw verzoek
    • U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij het sluiten van een opdrachtovereenkomst
    • De voorwaarden te bepalen en waarborgen tegen welke voorwaarden de opdrachtovereenkomst wordt gesloten
    Wanneer The Lex Business geen diensten kan leveren zonder eerst bepaalde gegevens van u te verkrijgen (zoals een kopie van de identiteitskaart, andere bewijstukken enz.), zal The Lex Business u hiervan op de hoogte stellen.
  • In het kader van lopende opdrachtovereenkomsten of het beheer van opdrachtovereenkomsten dient The Lex Business een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
    In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen The Lex Business worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaalde opdrachtovereenkomst.
    Meer bepaald verwerkt The Lex Business uw gegevens bij de uitvoering van opdrachtovereenkomsten als volgt:
    • Beheer van lopende opdrachtovereenkomsten
    • Centraal management en algemeen beeld van de klanten
    • Het verzorgen van uw boekhouding en aangiftes

The Lex Business kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van opdrachtovereenkomsten.

3. GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN THE LEX BUSINESS

  • The Lex Business verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft The Lex Business ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
    Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor: 
    • Het personaliseren van de diensten van The Lex Business
    • De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
      • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
      • Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van The Lex Business, op basis van enquêtes bij klanten van The Lex Business, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan The Lex Business.
      • Gecentraliseerd en gecoördineerd beheer van klanten of groepen klanten voor het beheer van de relatie met u of het bepalen van uw behoeftes.
    • Toezicht op de activiteiten van The Lex Business, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van The Lex Business, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
    • Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen.
    • De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken.
    • Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookiesbeleid op de The Lex Business website.
    • Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven).
    • De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van The Lex Business of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

4. SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN THE LEX BUSINESS: CONVENTIONELE DIRECT MARKETING

  • The Lex Business voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang de activiteiten van de klant – om u passende diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan The Lex Business onder meer:
    • De diensten die u reeds gebruikt en uw socio-demografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.).
    • Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren.
    • De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar The Lex Business aanwezig was).
    • Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken.
    • De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen.
    • U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon.

5. UW TOESTEMMING VOOR HET VERWERKEN EN VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME (ELEKTRONISCHE DIRECT MARKETING)

  • The Lex Business kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient The Lex Business eerst uw specifieke toestemming te vragen.
    Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame. 

V. AAN WIE MAAKT THE LEX BUSINESS UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

  • The Lex Business behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
    The Lex Business kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die The Lex Business bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
  • In sommige gevallen is The Lex Business bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
    • Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken, zoals de Belastingdienst, de Nationale Bank van België, de Gegevensbeschermingsautoriteit etc.
    • Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.
  • The Lex Business draagt uw gegevens tevens over aan verwerkers of zakelijke partners op wie zij beroep doet om diensten aan u te verlenen en met wie zij overeenkomsten gesloten hebben. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
    • Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en software/internetapplicaties, in het bijzonder boekhoudsoftware, berekening van belastingen, verrichten van aangiftes etc.
    • Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders (zoals Mailchimp).
    • Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
    • De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.
  • The Lex Business dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die The Lex Business gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.
  • Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
  • In de hiervoor genoemde gevallen zorgt The Lex Business ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. The Lex Business zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van The Lex Business en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
  • The Lex Business bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VI. HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?

  • The Lex Business zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
    Alle gegevens die The Lex Business in het kader van de antiwitwaswetgeving moet bijhouden worden gedurende 10 jaar bewaard.
    Alle gegevens over uw relatie met The Lex Business worden gedurende 10 jaar bewaard in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van The Lex Business.
    Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?

  • The Lex Business hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
    The Lex Business neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
    In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van The Lex Business gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal The Lex Business onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal The Lex Business u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS ?

1. RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR

  • Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
    • Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij The Lex Business. Dit betekent dat u The Lex Business kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
    • Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
    • Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die The Lex Business toelaat om dit te controleren.
    • Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met The Lex Business een einde genomen heeft, kan u The Lex Business vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door The Lex Business op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij The Lex Business een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van The Lex Business (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). The Lex Business kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
    • Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan The Lex Business heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u The Lex Business vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor The Lex Business.
  • U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan The Lex Business evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
    U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar de BVBA BV Coopman & Partners Boekhouding en Fiscaliteit, 9880 Aalter, Brugstraat 147 of per e-mail naar info@the-lex.be.

2. RECHT VAN VERZET TEGEN HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME

  • In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.
    U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
    U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken: 
    • Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar info@the-lex.be
    • Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar de BVBA BV Coopman & Partners Boekhouding en Fiscaliteit, Brugstraat 147, 9880 Aalter.
    • Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door The Lex Business is verzonden.
    • Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website.
  • De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel The Lex Business niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

3. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN

  • Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
    • Per post: de BVBA BV Coopman & Partners Boekhouding en Fiscaliteit, 9880 Aalter, Brugstraat 147
    • Per e-mail : info@the-lex.be
    • Telefonisch : 09/374.04.06
    • Via het contactformulier op onze website
  • U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op contact@apd-gba.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.